Un comunicado de prensa es uno de esos recursos para comunicarse, que suelen dejarse de lado por ser demasiado formal. No obstante, es precisamente esta característica que lo hace útil en ciertos contextos.
Se utiliza para informar a los medios de comunicación y a las audiencias, sobre eventos, lanzamientos, logros o cualquier noticia relevante de una empresa, organización, marca o persona.
Este tipo de documento tiene un formato estructurado que facilita difundir la información de manera efectiva y rápida, aunque si quieres usarlo, primero debes conocerlo en profundidad.
Comunicado de prensa: ¿Qué es?
Se trata de un documento oficial y breve que se envía a los medios, tanto digitales como tradicionales, con el propósito de anunciar noticias importantes. Se emplea como una forma de atraer la atención de periodistas y editores, quienes pueden decidir publicar la información en sus medios.
A través de un comunicado de prensa, es posible dar a conocer información de manera controlada, asegurando que el mensaje llegue de manera clara y profesional.
¿Cuándo se recomienda hacerlo?
Existen varias situaciones en las que es recomendable escribirlos, y para que tengas claro en cuáles, y no seas incorrecto, mira estos ejemplos:
- Cambios en la empresa. Como cambios de directiva, apertura de nuevas oficinas o expansiones internacionales.
- Campañas o iniciativas sociales. Genial por si la empresa lanza una iniciativa de responsabilidad social o proyectos benéficos.
- Nuevos lanzamientos. Cuando una empresa presenta un nuevo producto o servicio al mercado, este recurso viene genial, y si se combina con estrategias de ventas adecuadas, mucho mejor.
- Logros destacados. Para compartir logros como premios, certificados o menciones importantes.
- Eventos corporativos. Para anunciar eventos como conferencias, inauguraciones, o ferias.
- Alianzas o colaboraciones. Cuando una empresa se asocia con otra marca o entidad considerable.
- Crisis de reputación o aclaraciones públicas. En momentos donde se necesita controlar una narrativa negativa o responder a situaciones de crisis.
¿Por qué es importante hacerlo?
Tales recursos sirven, por un lado, para anunciar noticias, y por el otro, para aportar otros beneficios clave para la organización. Estos son algunos ejemplos de por qué es sugerido hacerlo:
- Se llega a sumar más visibilidad. Está excelente apuntar a obtener más visibilidad como marca, de la mano con servicios como los nuestros en Autoridadigital.es, y claro, con recursos simples como estos. Todo suma, y al final del día, cada pequeña acción, cuenta.
- Genera credibilidad. Al comunicar de manera oficial aquello que requiera este tono, la empresa refuerza su profesionalismo y transparencia.
- Control del mensaje. Permite a la empresa tener control sobre cómo se presenta la información en los medios, siendo siempre positivo.
- Oportunidad de generar noticias. Los medios siempre están en busca de contenido, y un buen comunicado puede traducirse en cobertura de prensa gratuita.
- Fortalece relaciones con los medios. Proporciona a los periodistas material relevante, lo que favorece una relación fluida y positiva con ellos.
- Reacción ante crisis. En situaciones críticas, normalmente es de utilidad para contener los daños y aclarar la posición de la empresa de forma rápida.
Consejos para hacer un buen comunicado de prensa
Para crear un comunicado de prensa eficaz, es necesario seguir algunos principios clave. Aquí algunos consejos.
- Sé claro y conciso. Es necesario ser lo más breve y directo, sin rodeos innecesarios. La información más útil debe estar al principio.
- Apunta a un titular llamativo. El título debe captar la atención de los medios y resumir el contenido principal de manera atractiva. Suena sencillo de hacer, pero sabemos que supone ciertos retos, aun así, inténtalo hasta que salga.
- Enfócate en la noticia. Dicho texto tiene que girar en torno a un solo mensaje o anuncio claro, y no muchos de varios temas, pues sería confuso.
- Declaraciones relevantes. Incluir declaraciones de portavoces de la empresa añade un toque humano y hace que el comunicado sea más destacable en general.
- Incluye información de contacto. Siempre agrega los datos de contacto de la persona encargada para que los medios puedan obtener más información si lo desean.
- Evita la jerga técnica. Usa un lenguaje que sea fácil de entender para cualquier lector, sin ser demasiado técnico, pero tampoco rozando lo que sea muy informal.
- Adjunta imágenes o material adicional. Si es posible, coloca enlaces o adjuntos con imágenes, gráficos o videos relacionados para complementar la noticia.
Plantilla de comunicado de prensa
A continuación, presentamos una plantilla básica que puedes usar para estructurar tu recurso, por si quieres un ejemplo más claro:
Logotipo de la empresa
Lo primero que se debe colocar en la hoja, es el logotipo de la empresa en la parte superior del comunicado. No tiene que ser demasiado grande, pero si hacer acto de presencia, pues añade igualmente más seriedad al asunto.
Fecha de publicación
Seguidamente del logo, aquí se coloca la fecha en la que se lanza el comunicado, para dejar un registro correcto. No poner la fecha es uno de esos errores de novatos que si bien no pasa nada malo al cometerlos, le resta ligeramente al documento en cuestión.
Titular llamativo
Escribe un título claro y conciso que capte la atención, debiendo este resumir la noticia en una sola frase sin ser exageradamente largo.
Párrafo para introducir el tema
En este párrafo se debe responder a las preguntas principales: ¿quién?, ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por qué?, y ¿cómo?
Cuerpo de los párrafos
Desarrolla los detalles de la noticia, incluyendo información relevante y citas de personas clave dentro de la empresa. Asegúrate de mantener la claridad y brevedad.
Cierre del comunicado
Finaliza con un párrafo que resuma la importancia de la noticia y los próximos pasos. Puedes incluir una llamada a la acción si es necesario.
Información de contacto
Vas a colocar el nombre del contacto principal, como lo es el nombre con su apellido, por supuesto, y un medio para comunicarse adecuado para el caso, como correo electrónico o número de teléfono.
Siguiendo esta estructura y los consejos mencionados, podrás obtener un resultado efectivo y profesional que atraerá la atención de los medios y garantizará que tu mensaje llegue al público adecuado.
